1、凭来访公函，按要求填写《湖北大学国内公务接待事前审批单》，办理公务接待事前审批手续。聘请校外专家来校讲学的，邀请函可视同公函（但报销时需附讲学活动相关佐证材料）。
2、公务卡支付餐费后，取得发票、加盖公章的菜单、公务卡刷卡POS单。发票抬头必须是“湖北大学”四个字（不能多也不能少）。
3、按要求填写《湖北大学国内公务接待费用报销清单》，接待人、陪餐人、接待对象必须逐一填写人名。
4、整理好原始单据（包括公函原件、公务接待事前审批单、发票、菜单、POS单、公务接待费用报销清单、发票真伪查询结果），按一事一结的原则，经财务处负责人审批后，到财务处报账大厅办理审核报销。
特别提示：
1、以学校名义安排接待的由校领导审批，各单位和课题组安排接待的分别由单位负责人、项目负责人审批。所有接待费报销均须经财务处负责人审批。
2、公务接待不得上烟，工作日午餐不得饮酒，可以饮酒的时间段仅限1瓶平价酒。
3、接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；接待对象超过10人的，陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。
4、客人来访期间只能接待1次，武汉市外客人来访人均消费不得超过90元（早餐不得超过50元/人），同城客人来访确因工作需要安排工作餐的，人均消费不得超过40元。
5、纵向科研经费、校内专项经费原则上不得开支接待费；武汉市以外的餐饮发票原则上不得报销。
6、外宾接待按《湖北省外宾接待经费管理办法》（鄂财行发[2014]4号）执行。
